Getting Things Done – GTD: Freier Kopf, volle Kreativität | Produktivität leicht gemacht

Wenn man ehrlich ist, hat unser Gehirn in etwa so viel Speicherplatz wie ein überfüllter Dachboden – vollgestopft mit Dingen, die wir irgendwann mal erledigen wollten. David Allen, der „MacGyver der Produktivität“, erkannte dieses Dilemma und entwickelte eine Methode, die uns hilft, den Kopf freizubekommen, um endlich das zu tun, wozu wir wirklich geboren wurden: kreativ sein und die Welt erobern! Willkommen in der wunderbaren Welt von Getting Things Done (GTD), der Methode, die dir zeigt, wie du dein Gehirn entrümpeln und in den Kreativmodus schalten kannst.

Die Geschichte hinter GTD – David Allen und der Anfang vom „Ende des Chaos“

David Allen hat die GTD-Methode in den frühen 2000er Jahren entwickelt, als er selbst erkannte, dass sein Gehirn eher schlecht als recht darin war, sich all die Dinge zu merken, die er täglich auf dem Schirm haben musste. Inspiriert von Zeitmanagement-Prinzipien und seiner Arbeit als Berater für Führungskräfte, kombinierte er alte Techniken mit neuen Ideen, um eine Methode zu schaffen, die so simpel wie genial ist: Raus aus dem Kopf, rein ins System! Seine bahnbrechende Erkenntnis? Unser Gehirn ist weniger dafür gemacht, Dinge zu merken, als vielmehr dafür, kreativ zu denken. Mit einem leeren Kopf – sprich einem verlässlichen System im Hintergrund – können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Und was sagt die Wissenschaft dazu? Tatsächlich gibt es Studien, die bestätigen, dass wir besser arbeiten, wenn wir unsere Aufgaben aus dem Kopf und in ein System bekommen. Eine Untersuchung der Universität von Kalifornien fand heraus, dass das Auslagern von Gedanken und Aufgaben die kognitive Belastung reduziert und uns kreativer und produktiver macht. GTD könnte also genau das Wundermittel sein, das unser Gehirn entlastet und uns zu wahren Superhelden der Produktivität macht!

Wie funktioniert GTD genau?

Die Grundidee von GTD ist simpel: Alles, was dich beschäftigt, landet in einem verlässlichen System. So kannst du sicher sein, dass du nichts vergisst – und dein Gehirn hat endlich den Freiraum, um seine kreative Magie zu entfalten. Klingt gut, oder?

Hier sind die fünf magischen Schritte, die David Allen entwickelt hat:

Sammeln: Alles, was dich ablenkt, wird aufgeschrieben – wirklich alles! Egal, ob es sich um die Idee für den nächsten Bestseller handelt oder um den vergessenen Einkauf. Solange es aus deinem Kopf raus ist, bist du auf dem richtigen Weg.
Verarbeiten: Sobald du alles aufgeschrieben hast, entscheidest du, was du mit den Informationen machst. Wegwerfen? Delegieren? Direkt erledigen? Dies ist der Moment der Wahrheit!
Organisieren: Jetzt kommt die Struktur. Aufgaben, die länger dauern, wandern in Projektlisten, kurze Aufgaben werden direkt erledigt oder für später geplant.
Überprüfen: Damit das System funktioniert, musst du es regelmäßig checken. Nur so bleibt es verlässlich!
Erledigen: Hier wird’s konkret: Du packst deine Aufgaben an, sobald es Zeit dafür ist. Und weil du dir keine Gedanken mehr darüber machen musst, ob du was vergessen hast, läuft’s wie geschmiert!

GTD und die Kraft des leeren Kopfes

Vielleicht fragst du dich, warum GTD so gut funktioniert. Der eigentliche Clou ist, dass die Methode dein Gehirn davon entlastet, permanent an alles denken zu müssen. David Allen beschreibt das Gehirn gern als „Ideengenerator“, aber einen schrecklichen „Aufgabenmanager“. Es will Probleme lösen und kreative Ideen entwickeln, aber nicht To-Dos speichern.

Eine Studie des renommierten Neurowissenschaftlers Dr. John Medina unterstützt Allens Ansatz. Medina erklärt in seinem Buch Brain Rules, dass unser Gehirn viel effektiver arbeitet, wenn es keine unnötige „mentale Belastung“ trägt. Alles, was du als „offen“ in deinem Kopf herumschwirren lässt, erzeugt Stress – und GTD ist die perfekte Strategie, um diesen Ballast loszuwerden.

Spannende Tools für GTD

OmniFocus (Mac)

Ein echtes Schwergewicht im GTD-Universum ist OmniFocus. Diese App wurde speziell für die GTD-Methode entwickelt und bietet alle Funktionen, die du brauchst, um deine Aufgaben nach Allens Prinzipien zu organisieren. Mit der Möglichkeit, Projekte und Aufgaben in verschiedene Kontexte zu unterteilen, ist OmniFocus ideal für alle, die wirklich ins Detail gehen wollen.

Nirvana (Windows, Mac, iOS, Android)

Nirvana ist eine cloudbasierte Anwendung, die sich direkt an GTD-Fans richtet. Mit einem Fokus auf die fünf Schritte von GTD bietet Nirvana eine einfache, aber effektive Plattform, um Aufgaben zu sammeln, zu organisieren und zu erledigen. Besonders gut: Die Oberfläche bleibt übersichtlich und ist ideal für Minimalisten.

Things (Mac, iOS)

Für Mac- und iPhone-Nutzer gibt es mit Things eine etwas simplere, aber dennoch mächtige GTD-App. Sie konzentriert sich auf die wesentlichen GTD-Prinzipien und bietet eine klare, intuitive Benutzeroberfläche. Besonders die Integration mit Kalendern und die einfache Drag-and-Drop-Funktion machen Things zu einem Favoriten unter GTD-Nutzern.

Todoist (iOS, Android, Windows, Mac)

Ein weiterer Star am Himmel der Produktivität ist Todoist. Die App ist zwar nicht exklusiv für GTD entwickelt, aber durch die flexible Struktur und die Möglichkeit, Aufgaben nach Kontexten zu sortieren, lässt sie sich hervorragend für die GTD-Methode anpassen. Ein großer Pluspunkt: Todoist lässt sich mit fast allen Plattformen synchronisieren, sodass du auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand bist.

Notion (iOS, Android, Windows, Mac, Web)

Notion ist eigentlich der Schweizer Taschenmesser unter den Tools. Während es nicht ausschließlich für GTD entwickelt wurde, lässt es sich wunderbar an die Methode anpassen. Du kannst Notion nutzen, um Aufgaben, Notizen und Projekte in einem übersichtlichen System zu bündeln. Ein Wort der Warnung: Notion ist unglaublich mächtig, aber auch komplex – fang also am besten klein an!

Fazit: GTD – Ein leeres Gehirn für volle Kreativität

Am Ende des Tages geht es bei GTD nicht nur darum, mehr zu erledigen. Es geht darum, den Kopf frei zu bekommen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Kreativität, Problemlösung und die Dinge, die wirklich zählen. David Allen hat mit GTD nicht nur ein System geschaffen, sondern eine Philosophie – eine Philosophie, die uns zeigt, dass ein freier Kopf der Schlüssel zu einem erfüllteren Leben sein kann.

Wenn du also das nächste Mal das Gefühl hast, von Aufgaben überwältigt zu werden, probiere GTD aus. Wer weiß, vielleicht findest du heraus, dass du mit einem leeren Kopf zu wahren Wundern fähig bist!

Checkliste: GTD auf einen Blick

Alles aufschreiben: Aus dem Kopf ins System!
Aufgaben verarbeiten: Entscheidungen treffen – was bleibt, was geht?
Organisieren: Projekte, Kontexte und Prioritäten setzen.
Regelmäßig prüfen: Das System bleibt nur so gut, wie du es pflegst.
Erledigen: Arbeite deine To-Dos ab – ohne Ablenkung.
Tools: OmniFocus, Nirvana, Things, Todoist, Notion ausprobieren.
Brain Hack: Befreie dein Gehirn und nutze es für kreative Lösungen statt für Aufgabenverwaltung.